28 oktober 2025 – Karina Rongen
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) publiceerde recent een rapport waaruit blijkt dat ruim 80 procent van de kleine en nieuwe zorgaanbieders in de gehandicaptenzorg de Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG’s) van medewerkers niet of niet volledig op orde heeft. Dat is zorgelijk, want een actuele en gecontroleerde VOG is een belangrijke voorwaarde voor veilige en verantwoorde zorg. Hoe voorkomt u dat uw organisatie in dezelfde valkuilen stapt? Hieronder vindt u praktische tips om het proces rondom de VOG goed te organiseren.
1. Start nooit zonder VOG
Een VOG is verplicht voor medewerkers die beroepsmatig in contact komen met cliënten binnen zorginstellingen die zorg leveren vanuit de Wet langdurige zorg of de Jeugdwet, en binnen ggz‑instellingen die onder de Zorgverzekeringswet vallen en waar cliënten overnachten. Dit geldt niet alleen voor zorgverleners, maar ook voor bijvoorbeeld schoonmakers, chauffeurs en koks. Een medewerker mag pas beginnen met werken nadat de VOG is ontvangen én gecontroleerd op juistheid en echtheid. Laat niemand alvast ’tijdelijk’ starten in afwachting van de verklaring. Dit voorkomt risico’s voor cliënten én voor uw organisatie.
2. Maak VOG-controle onderdeel van uw beleid
Leg in uw beleid vast hoe en wanneer een VOG wordt aangevraagd, gecontroleerd en gearchiveerd. Zorg dat degene die dit proces uitvoert voldoende kennis heeft. Is het geen routineklus? Gebruik dan een checklist of automatiseer het proces, zodat er geen stappen worden overgeslagen.
3. Vraag de VOG op het juiste moment aan
Een VOG is doorgaans binnen 1 tot 4 weken beschikbaar. Houd er rekening mee dat de verklaring bij indiensttreding niet ouder mag zijn dan drie maanden. Plan de aanvraag dus tijdig in, zodat de startdatum van een medewerker niet in gevaar komt.
4. Kies voor de digitale route
Een digitale aanvraag via Justis is sneller, goedkoper en eenvoudiger te controleren. Stimuleer medewerkers om de digitale variant te gebruiken. Voor u als werkgever betekent dit een efficiënter proces en minder kans op vervalsingen.
5. Controleer altijd de echtheid
Controleer of de VOG echt is. Op de website van Justis vindt u duidelijke instructies voor het controleren van zowel digitale als papieren verklaringen.
6. Neem verantwoordelijkheid voor zzp’ers en uitzendkrachten
Besteed de controle van VOG’s nooit uit aan een bemiddelingsbureau. U blijft als zorgaanbieder altijd eindverantwoordelijk. Controleer zelf de VOG én de identiteit van iedere medewerker, ongeacht of het gaat om vaste krachten, zzp’ers of uitzendkrachten.
7. Check identiteit zorgvuldig
Vraag altijd een origineel identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart, geen rijbewijs) en controleer of de naam overeenkomt met de VOG. Dit geldt ook voor tijdelijke krachten: de VOG moet toebehoren aan de persoon die daadwerkelijk de dienst draait.
8. Sluit u aan bij een brancheorganisatie
Als startende zorgaanbieder kan het waardevol zijn om lid te worden van een branche- of koepelorganisatie. Zij bieden formats, handreikingen en kennis over de VOG-verplichting. Ook een externe audit kan helpen om uw beleid en uitvoering scherp te krijgen.
9. Overweeg VOG’s voor stagiairs en vrijwilligers
Hoewel de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) dit niet verplicht stelt, is het verstandig om ook voor stagiairs en vrijwilligers een VOG te vragen. Zij hebben vaak direct contact met cliënten en dragen net zo goed bij aan de veiligheid van de zorg. Voor vrijwilligers is een VOG meestal gratis.
Conclusie
Het onderzoek van de IGJ laat zien dat goede bedoelingen niet altijd leiden tot goede uitvoering. Gebrek aan kennis en routine kan ertoe leiden dat VOG’s ontbreken, te oud zijn of niet goed gecontroleerd worden. Door duidelijke procedures op te stellen, verantwoordelijkheid te nemen en gebruik te maken van digitale middelen, kunnen zorgaanbieders hun organisatie beter beschermen én bijdragen aan veilige zorg voor kwetsbare cliënten.
